Klient wymaga EcoVadis. Od czego zacząć przygotowania do pierwszej oceny?

Wiadomość od kontrahenta bywa krótka: „Prosimy o przystąpienie do oceny EcoVadis i udostępnienie wyniku”.

Dla firmy, która pierwszy raz spotyka się z tym wymaganiem, oznacza to wiele pytań. Kto powinien się tym zająć? Jakie dokumenty przygotować? Czy dotychczasowe działania wystarczą? I jak pogodzić przygotowania z codzienną pracą?

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czego oczekuje klient oraz jak firma zarządza zagadnieniami środowiskowymi, pracowniczymi, etycznymi i zakupowymi. To pozwala zaplanować przygotowania i ograniczyć ryzyko, że istotne braki zostaną zauważone dopiero przed wysłaniem odpowiedzi.

Czym jest ocena EcoVadis?

EcoVadis to platforma ratingowa oceniająca jakość zarządzania zrównoważonym rozwojem w przedsiębiorstwie. Analiza obejmuje cztery obszary: środowisko, prawa pracownicze i prawa człowieka, etykę oraz zrównoważone zakupy.

Kwestionariusz jest dostosowywany do profilu firmy, w tym jej wielkości, branży i lokalizacji. Dlatego przygotowania powinny uwzględniać rzeczywistą działalność ocenianego przedsiębiorstwa.

Dla kontrahenta wynik może być jednym z kryteriów kwalifikacji dostawcy, kontynuowania współpracy lub monitorowania postępów. Warto więc od początku traktować przygotowanie do EcoVadis jako zadanie biznesowe, wymagające współpracy kilku osób w organizacji.

1. Ustal, czego dokładnie oczekuje kontrahent

Zanim rozpoczniesz zbieranie dokumentów, przeanalizuj zaproszenie i wymagania klienta. Sprawdź przede wszystkim:

czy klient oczekuje rozpoczęcia procesu, czy otrzymania gotowego wyniku do określonej daty;

czy wskazał minimalny wynik lub inne warunki współpracy;

jakiej spółki lub części organizacji dotyczy wymaganie;

kto po stronie klienta może wyjaśnić wątpliwości.

To rozróżnienie ma znaczenie dla harmonogramu. Wysłanie kwestionariusza nie oznacza natychmiastowego otrzymania oceny. EcoVadis wskazuje, że analiza zazwyczaj trwa od sześciu do ośmiu tygodni, ale czas publikacji wyniku może być krótszy lub dłuższy.

Jeśli termin jest bliski, warto szybko uzgodnić z kontrahentem realistyczny plan i sposób informowania go o postępach.

2. Sprawdź zakres oceny i profil firmy

Podczas rejestracji podawane są informacje dotyczące ocenianego podmiotu, zakresu oceny, zatrudnienia, branży i lokalizacji. Na ich podstawie EcoVadis dostosowuje kwestionariusz.

Warto wcześniej upewnić się, że dane odpowiadają działalności firmy i zakresowi, którego dotyczy zaproszenie. Ma to szczególne znaczenie w grupach kapitałowych oraz przedsiębiorstwach posiadających kilka zakładów.

Dokumenty należy następnie sprawdzać pod kątem tego zakresu. Polityka obowiązująca w grupie może być przydatna, ale trzeba ustalić, czy obejmuje ocenianą spółkę i jak jest w niej stosowana.

3. Wyznacz koordynatora i podziel zadania

Przygotowanie do EcoVadis wymaga informacji z różnych części organizacji. Jedna osoba może koordynować proces, lecz zwykle potrzebuje współpracy HR, BHP, zakupów, administracji, osób odpowiedzialnych za środowisko oraz zarządu.

Dobry podział zadań powinien wskazywać, kto:

dostarcza dokumenty i dane;

potwierdza, że opisane działania są realizowane;

uzupełnia zidentyfikowane braki;

zatwierdza polityki, cele i zakres odpowiedzi.

Zaangażowanie zarządu jest potrzebne zwłaszcza wtedy, gdy przygotowania wymagają nowych decyzji, przypisania odpowiedzialności lub zapewnienia zasobów.

4. Zacznij od przeglądu tego, co już działa

Firma przystępująca do pierwszej oceny często ma więcej przydatnych materiałów, niż początkowo zakłada. Mogą to być zasady BHP, dokumentacja szkoleń, procedury zakupowe, dane o zużyciu energii, kodeks etyki czy dokumenty systemów zarządzania.

Przegląd powinien jednak obejmować zarówno dokumentację, jak i sposób działania organizacji. Pomocne są trzy pytania:

Jakie zasady przyjęliśmy? Co rzeczywiście robimy? Jak sprawdzamy rezultaty?

Przykładowo firma może prowadzić szkolenia, ale nie zestawiać informacji o ich zakresie i uczestnikach. Może zbierać dane o energii, ale nie analizować zmian zużycia. Może mieć kodeks dostawców, ale nie stosować go podczas kwalifikacji i oceny partnerów.

Takie rozpoznanie pozwala odróżnić brak dokumentacji od potrzeby wdrożenia lub poprawy procesu.

5. Przygotuj dowody potwierdzające odpowiedzi

EcoVadis ocenia odpowiedzi na podstawie odpowiednich dowodów. Dokumentacja powinna być aktualna, kompletna, związana z ocenianym podmiotem i adekwatna do danego pytania. Same deklaracje nie wystarczą do potwierdzenia działań.

W zależności od zakresu kwestionariusza przydatne mogą być polityki, procedury, rejestry szkoleń, zestawienia wskaźników czy dokumentacja oceny dostawców.

Najważniejsza jest ich zgodność z rzeczywistością. EcoVadis nie akceptuje dokumentów tworzonych wyłącznie po to, aby spełnić wymagania kwestionariusza. Uzupełnianie braków powinno więc oznaczać wdrażanie rozwiązań dostosowanych do firmy i dokumentowanie ich stosowania.

6. Ustal priorytety i harmonogram

Po przeglądzie przygotuj plan działań. Przy każdym zadaniu wskaż osobę odpowiedzialną, termin oraz oczekiwany rezultat.

Część prac może polegać na uporządkowaniu istniejących danych. Inne wymagają zatwierdzenia zasad, przeprowadzenia szkolenia lub rozpoczęcia monitorowania wskaźników. Nie wszystkie rezultaty można uzyskać od razu.

Dlatego harmonogram powinien osobno uwzględniać przegląd, wdrożenia, zebranie dowodów, uzupełnienie kwestionariusza i analizę prowadzoną przez EcoVadis. Pozwala to rzetelnie ocenić, co firma zdąży przygotować przed pierwszą oceną, a co powinno znaleźć się w dalszym planie doskonalenia.