Jak poprawić wynik EcoVadis?
Od analizy karty wyników do planu działań

Firma otrzymuje wynik EcoVadis. Ocena okazuje się niższa, niż oczekiwano, a kontrahent pyta o plan poprawy. 

Jak poprawić wynik EcoVadis i dobrze przygotować firmę do kolejnej oceny? Pierwszym krokiem nie powinno być tworzenie kolejnych dokumentów, lecz analiza przyczyn uzyskanego wyniku.

Warto odpowiedzieć na jedno pytanie: co spowodowało słabszy wynik?

Przyczyną może być brak odpowiednich zasad, niewystarczające wdrożenie, niepełna dokumentacja albo brak danych potwierdzających rezultaty. Każda z tych sytuacji wymaga innego działania. Dlatego poprawa wyniku EcoVadis powinna rozpocząć się od analizy karty wyników i przełożenia jej ustaleń na konkretny plan.

Wynik ogólny to początek analizy

Łączna liczba punktów pokazuje ogólną ocenę firmy, ale nie wyjaśnia wszystkich jej przyczyn. Karta wyników zawiera również oceny poszczególnych obszarów, mocne strony oraz obszary wymagające poprawy.

Metodologia EcoVadis opiera się na trzech filarach zarządzania: politykach, działaniach i rezultatach. Oceniana jest więc zarówno jakość przyjętych zasad, jak i sposób ich wdrażania oraz monitorowania.

Przegląd karty powinien pomóc ustalić:

• w których obszarach firma uzyskała słabsze oceny,
• jakie braki wskazano i jaką mają wagę,
• które dotychczasowe rozwiązania zostały ocenione pozytywnie,
• gdzie potrzebna jest zmiana procesu, a gdzie lepsze udokumentowanie istniejących działań.

Warto uwzględnić także wymagania kontrahenta. Może on oczekiwać określonego wyniku, poprawy konkretnego obszaru lub przedstawienia harmonogramu wdrożeń.

Rozpoznaj przyczynę każdego braku

Podobny komentarz w karcie wyników może wynikać z różnych sytuacji. Przed zaplanowaniem poprawy trzeba sprawdzić, co rzeczywiście dzieje się w organizacji.

Brak zasad lub odpowiedzialności. Firma nie określiła, jak zarządza danym zagadnieniem, kto za nie odpowiada i jakie cele chce osiągnąć.

Zasady istnieją, ale wdrożenie jest ograniczone. Polityka została zatwierdzona, lecz pracownicy jej nie znają albo nie stosują jej w codziennych zadaniach.

Działania są prowadzone, ale brakuje dowodów. Firma realizuje szkolenia, ocenia dostawców lub podejmuje działania środowiskowe, jednak dokumentacja jest rozproszona i nie pokazuje ich zakresu.

Brakuje monitorowania rezultatów. Organizacja podejmuje działania, ale nie zbiera wskaźników pozwalających ocenić ich skuteczność.

Takie rozróżnienie chroni przed przygotowywaniem kolejnych dokumentów, które nie rozwiązują przyczyny problemu.

Ustal priorytety poprawy

Nie wszystkie działania mają takie samo znaczenie dla oceny. EcoVadis zaleca analizowanie wpływu poszczególnych tematów i wskaźników oraz korzystanie z priorytetów wskazanych w karcie wyników.

W firmie warto połączyć tę analizę z oceną ryzyka, wymaganiami klientów oraz możliwościami wdrożenia.

Pierwszeństwo mogą otrzymać działania, które odpowiadają na istotny brak, dotyczą ważnego obszaru działalności i wymagają dłuższego przygotowania. Przykładowo rozpoczęcie monitorowania wskaźników powinno nastąpić odpowiednio wcześnie, aby przed kolejną oceną firma dysponowała danymi z ustalonego okresu.

Można równolegle uporządkować istniejącą dokumentację, ale nie powinno to przesłaniać potrzeby poprawy samych procesów.

Zamień rekomendacje w zadania do wykonania

Plan działań powinien być na tyle konkretny, aby osoba odpowiedzialna wiedziała, co ma zrobić i kiedy zadanie można uznać za zakończone.

Zapis „poprawić zrównoważone zakupy” jest zbyt ogólny. Znacznie bardziej użyteczne będzie określenie zakresu oceny dostawców, kryteriów ryzyka, odpowiedzialności i sposobu dokumentowania wyników.

Poniższe przykłady pokazują sposób planowania. Ostateczny zakres należy dostosować do karty wyników i działalności firmy.